Embora o certificado digital seja um tipo de autenticação utilizado em grande parte dos processos tributários e administrativos, muitas empresas ainda não sabem o que de fato ele realmente é.

Com a Era Digital, as autenticações eletrônicas se tornaram fundamentais, pois, garantem mais segurança para muitos procedimentos.

Atualmente, muitos processos são feitos pela internet como, por exemplo, o envio de notas fiscais eletrônicas. Para evitar fraldes e golpes, os órgãos públicos desenvolvem diferentes ferramentas para assegura a proteção dos dados das empresas. E o certificado digital é uma delas.

Para saber mais sobre o assunto, continue lendo esse artigo e descubra:

• O que é o certificado digital;
• Para que ele serve;
• Tipos de certificação digital;
• Quem precisa ter o certificado digital;
• Vantagens de ter esse tipo de certificação;
• Como conseguir um certificado digital.

Confira!

O que é certificado digital?

O certificado digital nada mais é do que uma assinatura digital.  Basicamente, ele funciona como uma assinatura de punho, mas para procedimentos e operações digitais.

Ele utiliza uma combinação de chaves criptografadas, que são uma espécie de código, para identificar a sua empresa. O certificado digital pode ser obtido através de softwares, por meio do download de um arquivo, ou com hardware, como um cartão inteligente.

Para que serve o certificado digital?

O certificado digital serve basicamente para autenticar a sua empresa em algum processo digital. Ou seja, ele prova que é ela que está fazendo aquela operação.

Esse tipo de certificação pode ser usado em diferentes processos, sendo os mais comuns:

• Transações bancárias

O certificado digital serve como a sua assinatura para autorizar transações bancárias feitas pela internet, tais como transferências e depósitos.

• Login em ambientes virtuais

Vários ambientes virtuais utilizam o certificado digital como forma de login. A Receita Federal, por exemplo, exige a apresentação dessa assinatura para autorizar a utilização de vários sistemas, incluindo para acompanhamento de notas fiscais eletrônicas.

• Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

Esse talvez seja um dos processos mais rotineiros que envolvem a utilização do certificado digital. É justamente essa assinatura que dá a garantia de autenticidade desse documento fiscal.

Como o Ministério da Fazenda tem dado cada vez mais sinais de que deseja instituir completamente a NFe, então é fundamental ter essa certificação, pois apenas com ela você poderá emitir esse documento fiscal.

• Reconhecimento de firma

O processo para reconhecer firma sempre foi bastante burocrático. Era necessário se deslocar até um cartório ou designar um terceiro para isso e passar horas apenas para ter as informações autenticadas.

O certificado digital cumpre justamente esse papel. Ele é uma maneira de você reconhecer a autenticidade das informações que estão sendo trocadas.

Essas são apenas algumas das operações que você pode realizar com essa assinatura.

Quais os tipos de certificado digital?

O certificado é mais utilizado por empresas, mas existem vários tipos de assinaturas do gênero. São elas:

• e-CPF

Essa é assinatura é utilizada por pessoas físicas. Ela pode ser utilizada pelo empresário para assumir a representação legal da empresa em determinados eletrônicos.

Contudo, ela não serve para dar autenticidades a processos administrativos e tributários como, por exemplo, a emissão de nota fiscal eletrônica.

• e-CNPJ

Essa é a autenticação oficial e exclusiva de empresas e pessoas jurídicas. Qualquer empreendimento pode obter essa assinatura, independentemente do porte. Até mesmo Micro Empreendedores Individuais (MEIs) podem tê-la.

• NF-e

Esse certificado é exclusivo para a emissão de documentos fiscais. Ou seja, você pode disponibilizá-lo para um funcionário, sem correr o risco dele fazer outras operações em nome da empresa, como é possível com o e-CNPJ.

Geralmente ele é requisitado por empresas grandes que precisam delegar várias funções administrativa e tributárias.

Quem precisa ter o certificado digital?

O certificado digital é necessário para todas as pessoas jurídicas que desejam fazer operações eletrônicas. Em alguns casos, ele é até mesmo obrigatório, como acontece com as empresas que precisam emitir Nota Fiscal Eletrônica (NFe). Elas só podem fazer a emissão do documento fiscal tendo essa assinatura.

Além disso, empresas que estão inscritas no regime tributário de lucro real ou lucro presumido também precisam desse tipo de autenticação.

Quais as vantagens de ter um certificado digital?

O certificado digital já é praticamente uma obrigatoriedade para as empresas, uma vez que muitos processos já são exclusivamente informatizados. No entanto, além de trazer mais agilidade para o seu dia a dia, essa assinatura também traz várias vantagens, tais como:

• Otimização de tempo

Com o certificado digital você consegue otimizar o cotidiano da sua empresa, uma vez que vários processos podem ser realizados diretamente pela internet, sem a necessidade de você ter que se deslocar até um cartório, por exemplo.

• Economia

Muitos empresários não tem tempo para se deslocar até órgãos para conseguir realizar processos administrativos. Logo, eles contratam terceiros para fazer esse tipo de tarefa, o que gera mais custos para o empreendimento.

Com o certificado digital você consegue fazer tudo através do computador, gerando uma grande economia.

• Diminuição de burocracia

Antes da inserção dessa assinatura no cotidiano empresarial, os processos eram extremamente burocráticos e demorados, pois, praticamente todos eles precisam de reconhecimento de firma.

Agora, com o certificado digital você já tem todos os dados autenticados, o que facilita todo o processo.

• Validade jurídica de documentos eletrônicos

Esse certificado também é uma forma de assegurar que todos os documentos eletrônicos do seu negócio tem validade jurídica.

Como conseguir um certificado digital?

O certificado digital pode ser obtido em uma Autoridade Certificadora (AC), que também precisa ter habilitação da Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil). Confira abaixo algumas delas onde você pode obter essa assinatura digital:

• Serviço Federal De Processamento De Dados (SERPRO);
• Serasa Experian;
• Receita Federal Do Brasil (RFB);
• Casa Da Moeda Do Brasil;
• Valid Certificadora Digital;
• Ministério Das Relações Exteriores.

Você pode conferir a relação completa de ACs habilitadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil) clicando nesse link.

Agora que você já sabe a importância do certificado digital, não deixe de providenciar o da sua empresa para ter mais facilidade no dia a dia.

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