Você sabe a diferença entre custos e despesas? Ou como promover a redução de custos da sua empresa? Se a resposta for não, confira o nosso post e saiba mais sobre o assunto!

Fazer a redução de custos é provavelmente a pauta que nunca sai da lista de prioridades de uma empresa, não é mesmo? Estamos sempre em busca de métodos que possam fazer a nossa balança comercial pender para o lado mais lucrativo.

Pensando nisso, preparamos esse post para tratar especialmente sobre esse assunto.

Vamos explicar alguns caminhos que podem ser tomados. Assim como pontos que devem sem levados em conta na hora de tomar uma decisão. Afinal, a redução de custos não pode afetar a qualidade de seu trabalho.

Redução de custos: Entendendo os conceitos

Para começar, vamos entender o que significa a redução de custos, sobre qual fluxo de saída de capital esta ação recai.

Podemos definir os custos como todo o capital que é direcionado para a produção de uma mercadoria ou mesmo para a prestação de um serviço. Neste processo, estão envolvidos aspectos como:

• A compra de matérias-primas;
• A compra e manutenção de maquinário;
• O pagamento de salário de eventuais colaboradores;
• Outros elementos que sejam inerentes ao processo produtivo, etc.

É muito importante que você não confunda custos com despesas. Esta última abrange todos os gastos que você possui para manter o funcionamento de seu negócio, sejam eles fixos ou esporádicos.

Como itens de despesa, podemos destacar:

• Pagamento de aluguel;
• Pagamento de contas de manutenção como luz, água, telefone, internet, etc;
• Para quem também possui e-commerce, o pagamento de hospedagem do site e manutenção do mesmo;
• Pagamento de manutenção de software de gestão, que possibilita a otimização das tarefas administrativas e
• Outros elementos que sejam imprescindíveis para que a sua empresa esteja em funcionamento.

De uma maneira geral, podemos entender que tanto os custos como as despesas são o gasto que uma empresa possui todos os meses, por exemplo.

Já em uma perspectiva mais pormenorizada, o gasto também pode ser entendido como a saída inesperada de dinheiro, através da manutenção de máquinas, da reposição de matérias-primas, dentre outros. É aquele famoso “gasto inesperado” que pode nos pega de surpresa de vez em quando.

É importante destacar que este tipo de situação não deve ser repassado para o cliente.

O ideal é que o empresário tenha uma reserva de dinheiro para gastos emergenciais (para não ser pego desprevenido) e consiga contornar esta situação sem precisar apelar para o aumento de preço final de determinada mercadoria.

Ideias inovadoras para redução de custos 

Uma cabeça pensa melhor que duas, correto? Imagine então se todos colaboradores da sua equipe estiverem com o mesmo pensamento, totalmente engajados neste processo de redução de custos, certamente muitos colaboradores terão ideias simples porém brilhantes na questão de redução de custos.

Envolva sua equipe e tenha resultados extraordinários

Para todos da sua equipe colaborarem com novas ideias de redução de custos, você precisará fazer um trabalho de conscientização e mostrar para seu funcionário a importância dele se preocupar com essa questão tão importante para as empresas. Crie programas de incentivo para premiar novas ideias, faça sua equipe pensar fora da caixinha, fora dos mesmos padrões.

Você empresário também terá que ser muito criativo para estimular isso em sua equipe. Faça gamification interno em sua empresa e premie as melhores ideias. Muitas empresas que já utilizam este método tiveram resultados extraordinários.

Um caso clássico foi a Coca-Cola que seu colaborador mencionou em seu programa de boas ideias a redução do tamanho da tampinha da Coca-Cola Pet em apenas 4mm, e reduziram seu custo na compra de plastico para produção da tampinha para produção de 120 milhões de garrafas de 2L.

Além de programas de incentivo de novas ideias, seu colaborador estando engajado com esta causa de redução de custos,  você irá se surpreender o quanto poderá economizar na sua conta de luz, se seu funcionário lembrar de desligar seu computador, na conta de água, se ele não deixar a torneira aberto, e muito mais.

Negocie com seus fornecedores para redução de custos

Você irá se surpreender se pegar uma lista com 5 fornecedores e fazer uma ligação para cada um deles explicando que está com um projeto de redução de custos. Proponha uma negociação saudável para seu fornecedor, pois afinal, queremos empresas saudáveis cuidando da nossa não é?

Fornecedores de serviços geralmente é a melhor opção. Faça um estudo da sua telefonia, do seu pacote de internet, das horas do seu advogado, contador e proponha uma redução de custos que seja viável para seu fornecedor. Muitas empresas têm a política de ajustes contratuais para manter seus clientes ativos.

Como efetuar a redução de custos nas empresas?

Esta é a pergunta do milhão: afinal, como conseguir fazer a redução de custos e não comprometer o funcionamento nem a qualidade de seu negócio?

A primeira recomendação a ser dada, depois de termos conhecido os conceitos que envolvem o funcionamento de uma empresa, é que a redução só pode recair sobre o que chamamos de custos, de verdade.

As despesas são saídas de capital que geralmente não temos o poder de reduzir, pois elas são importantes para que o seu negócio consiga abrir as suas portas. Assim, o único aspecto que você possui controle de gastos são os custos inerentes a produção ou prestação de um serviço.

Depois, é importante estar atento a alguns atos que devem ser observados e podem ser evitados, o que já traz uma redução de custos considerável:

• Ausência de planejamento

É imprescindível ter o controle de toda a movimentação de sua empresa, assim como estabelecer objetivos e acompanhar o seu desenvolvimento.

Quando não se está atento ao que está acontecendo, abrem-se brechas para confusões, erros, perda de materiais e informações assim com o risco de gastar duas vezes de forma indevida.

• Acúmulo de estoque

A lei de oferta e demanda é fundamental para que se possa ter certeza que os gastos da produção estão dando o lucro desejado. Assim, é preciso evitar possuir um estoque parado, sempre trabalhando com uma quantidade mínima.

A produção deve acompanhar a procura dos clientes.

• Não fazer a separação entre o que pertence à vida pessoal e o da vida empresarial

Um dos grandes erros é misturar gastos pessoais com os de seu negócio.

Por isso, é importante manter uma conta bancária para cada um destes aspectos, fazendo com que o empresário tenha o controle exato da entrada e saída de capital.

Ainda, é possível tomar algumas atitudes que podem fazer a diferença. Primeiramente, documentar todas as informações financeiras de sua empresa, não deixando nada passar fora de seu crivo.

Com estes dados, posteriormente, você poderá fazer as contas necessárias para manter tudo sob controle. Evitando surpresas desagradáveis no caixa de sua empresa.

Outro ponto, que por vezes passa despercebido aos empresários, é o peso que o regime tributário possui nas finanças de suas empresas. Isto porque cada uma das opções oferece determinadas condições de cálculo e pagamento de impostos. Geralmente levando em consideração a lucratividade anual deste empreendimento.

Por isso, é muito importante explorar quais são as possibilidades existentes. E identificar qual delas é a que mais combina com o seu rendimento anual. Assim, você poderá fazer a redução de custos com os tributos, pagamento o mínimo necessário pelas suas atividades.

Por último, que tal tentar fazer negociações com os seus fornecedores e estabelecer parcerias comerciais mais vantajosas? A redução de custos também passa pelo seu poder de persuasão nos bastidores.

Seja apaixonado pelos números da sua empresa

Para saber se sua empresa está com um planejamento correto com relação as despesas e custos, você em primeiro lugar precisa aprender a gostar dos números da sua empresa, pois sem dados específicos, ficará muito difícil entender onde está o gargalo ou ponto a melhorar da sua empresa. Para isso, conte com um sistema de gestão empresarial que irá auxiliá-lo no dia a dia da sua empresa, facilitando assim muito sua análise de redução de custos.

Saiba como escolher um software de gestão para sua empresa

Conclusão

A redução de custos é uma tarefa que precisa estar sempre em movimento dentro de uma empresa. Mas atenção: cuidado para que o barato não saia caro! Faça uma análise cuidadosa sobre a saída de recursos financeiros. E veja o quanto à redução de determinado gasto poderia afetar a qualidade de sua produção.

Uma dica que damos para que você possa tomar a melhor decisão para a sua empresa é possuir um sistema de gestão ERP. Isto porque ele permite que você possa registrar o fluxo de caixa, a quantidade de produtos que estão em estoque, quais são os fornecedores mais bem avaliados pelo seu público, etc.

Com estes dados, além de você saber onde aplicar a redução de custos. Também saberá quais são as áreas com maior potencialidade de lucro.