Após realizar uma ótima venda, Flávio acabou descobrindo que não tinha efetivamente a quantidade necessária de produtos para atender seu cliente e acabou perdendo um ótimo negócio. Se você se identificou com essa situação, com certeza precisa de um sistema de controle de estoque em sua empresa com urgência!

Gerir os produtos armazenados e os dados gravados em seu computador não são tarefas fáceis quando não se tem uma ferramenta que o auxilie nesse processo. Para tanto, são necessárias medidas para sanar esse tipo de problema.

Hoje, você descobrirá como funciona um sistema de controle de estoque e quais as vantagens de adotá-lo para garantir o sucesso de seu negócio. Continue a leitura!

Como funciona um sistema de controle de estoque?

Um sistema de controle de estoque eficiente é a ferramenta perfeita para tornar a gestão dos produtos adquiridos e comercializados mais segura, simples e rápida.

Ele automatiza processos que antes eram realizados de maneira manual, reduzindo a possibilidade de falhas humanas e permitindo que os colaboradores, que antes se dedicavam a tarefas maçantes, possam desenvolver suas funções com maior produtividade.

Quais são as vantagens de um sistema de controle de estoque?

As vantagens em se adotar ferramentas de gestão integradas são inúmeras para uma empresa, e o investimento tem retorno a curto e médio prazo. Gastos desnecessários são evitados e os recursos financeiros podem ser aplicados onde realmente é preciso. Confira 5 das principais vantagens em automatizar seu controle de estoque:

1. Consistência nas informações

Sistemas de controle de estoque se integram com os demais módulos de gestão de uma empresa, centralizando informações em uma única base de dados, e tornando seus dados consistentes, confiáveis e auditáveis.

2. Informações sobre as vendas

Toda operação realizada é registrada no exato momento em que é realizada. A baixa no estoque acontece automaticamente, os valores recebidos são lançados no sistema e o gestor pode ter acesso simultâneo a todas as informações.

A possibilidade de erros ou inconsistências é quase nula e apenas pode acontecer por falha humana. Mas não se preocupe! Com o devido treinamento seus colaboradores poderão operar o sistema com plena segurança.

3. Estoque mínimo e máximo

Todo estoque tem que ter uma quantidade mínima e uma máxima de armazenamento, geralmente definido com base em estudos realizados durante os meses anteriores em que foram comercializados. É aí que um sistema de controle se destaca, pois os responsáveis saberão quando um produto atingiu seu estoque mínimo ou se ele está parado nas prateleiras.

Dessa maneira, é possível definir quais são as prioridades na hora de realizar as encomendas com seus fornecedores e não investir seus recursos em produtos que já estão com um nível de estoque satisfatório.

4. Estimativa de pedidos por fornecedor

Está pensando em conseguir um desconto com o seu fornecedor no próximo pedido? Ou então quer apenas saber quanto tem investido os seus recursos com cada marca que comercializa em sua empresa? Um sistema de controle de estoque pode dispor dessas informações.

Você pode — e deve — saber quantos pedidos faz com cada fornecedor.  Dessa forma, poderá almejar descontos ou vantagens, caso esteja investindo bastante em uma marca. Ou seja, é uma maneira de reduzir custos, que só é possível quando há um controle consistente e regular de suas ações dentro da empresa.

5. Relatórios analíticos diversos

Um bom gestor precisa sempre ter a seu alcance relatórios analíticos precisos sobre como vai a saúde de sua empresa. É por meio deles que estratégias podem ser traçadas, gargalos são identificados e ações podem ser tomadas.

Como escolher um sistema eficiente?

Na hora de adotar uma ferramenta é importante considerar que ela atenda suas necessidades e se adapte a realidade de seu nicho de mercado. Considere os seguintes aspectos que o sistema deve ter antes de tomar uma decisão:

Cadastro de produtos

Cadastrar seus produtos é uma opção básica, mas que possui grande importância em uma boa ferramenta de gestão. Ela precisa oferecer mais do que apenas o nome do produto, mas também informações como:

• Categorias;
• Tamanho e peso;
• Foto;
• Fornecedores;
• Data de compra;
• Estoque máximo e mínimo;
• Preço de venda;
• Lucro;
• Tributações;
• Outras informações adicionais.

Impressão de etiquetas

A principal vantagem de ter um sistema que ofereça a impressão de etiquetas, é a possibilidade de contar com o auxílio de um leitor de códigos de barras para realizar suas vendas e tornar seu PDV muito mais eficiente.

Trata-se também de um diferencial que agregará mais valor a sua empresa, em que a impressão de etiquetas personalizadas com sua marca, código de barras e demais informações demonstrará a seus clientes que você é organizado e tem atenção com cada um dos produtos que comercializa.

Integração com e-comerce

Se sua empresa faz vendas pela internet é importante que a ferramenta escolhida tenha integração com sua loja virtual. Consulte sempre o fornecedor de seu sistema de controle de estoque quanto a essa opção, pois do contrário, seu investimento pode se tornar um problema.

Integração entre sistemas não é uma tarefa fácil e apenas empresas realmente competentes e softwares robustos são capazes de realizar esse tipo de operação.

Utilização em mais de um estabelecimento

Se você tem uma rede de lojas ou franquias é importante que o sistema escolhido seja um banco de dados centralizado, assim, haverá consistência nas informações e o gestor poderá visualizar facilmente o que ocorre em cada unidade.

Outra vantagem é que você deixará de perder vendas caso algum produto esteja em falta em seu estoque. Visualizando todos os estabelecimentos em uma única ferramenta, é possível solicitar o produto de outra unidade e efetivar a venda sem maiores complicações.

Entrada de produtos utilizando NF-e do fornecedor

Sempre que você compra de um fornecedor, uma nota fiscal eletrônica é emitida, e isso é ótimo! Por meio do arquivo XML recebido, é possível importar as informações sem a necessidade de digitar os dados do produto. Isso também evita as falhas humanas já que todas as informações são registradas automaticamente.

Acesso mobile

Gestores são pessoas ocupadas e nem sempre tem acesso a um computador em tempo integral para verificar relatórios e outras informações necessárias e, para isso, existem os smartphones.

Portanto, uma ferramenta robusta e alinhada com as tecnologias atuais deve oferecer acesso mobile para a visualização de relatórios, já que nunca se sabe quando vai precisar deles durante uma reunião com fornecedores ou investidores.

Módulo de inventário

Mesmo utilizando um sistema de controle de estoque eficiente é importante para seu negócio que sejam realizados inventários de maneira periódica, para garantir que as informações estejam realmente corretas e sem inconsistências.

É para isso que existe o módulo de inventário, que auxilia na contagem de produtos e permite o uso de um leitor de códigos de barras para facilitar o trabalho de comparação entre o estoque físico e digital.

Lembre-se de nunca comprar os chamados softwares de prateleira — aqueles encontrados em lojas de informática. Isso porque eles possuem funções genéricas, não são constantemente atualizados com a legislação vigente no país e, principalmente, não foram construídos para atender suas necessidades.

Acompanhando este conteúdo, foi possível entender a importância de se utilizar um sistema de controle de estoque dentro de sua empresa e quais as principais características que devem ser consideradas para escolher a melhor opção.

Se você chegou até aqui, certamente está interessado em uma ferramenta para controle de estoque, e a boa notícia é que temos a solução perfeita! Entre em contato conosco e dê o primeiro passo para o sucesso de seus negócios!