Por que é importante saber como fazer controle de estoque? A resposta é simples: melhorar a experiência do cliente, para não perder vendas e manter seu caixa em ordem.

Por isso, a gestão de estoque é uma das bases para o sucesso de qualquer negócio, promovendo uma boa saúde financeira e reputação entre os seus clientes.

Neste texto, você vai entender melhor sobre controle de estoque, como fazer, como interfere no dia a dia, quais são os principais tipos e qual é a melhor plataforma para auxiliar sua gestão.

Boa leitura!

Para que serve o controle de estoque?

O controle de estoque serve para registrar e monitorar as entradas e saídas das mercadorias, ou seja, para saber o que foi comprado com o fornecedor, ou produzido pela própria empresa, e o que foi vendido aos consumidores.

Além de garantir que as operações ocorram corretamente, a gestão adequada influencia nos ganhos e nas perdas da empresa, e vamos te explicar o porquê.

Um estoque atualizado possibilita que o vendedor saiba exatamente quais produtos precisam de reposição, a periodicidade das compras com o fornecedor ou a quantidade da produção na própria empresa e quais produtos estão perto da validade.

Ao mesmo tempo, permite que o seller entenda melhor o seu negócio. É possível saber quais produtos geram mais lucro, quais são menos vendidos, quais são os itens mais devolvidos, a quantidade de devoluções por mês e as vendas realizadas em canais de venda online.

Mas quais são os benefícios de ter esses dados?

Você consegue comprar os produtos que estão acabando no estoque antes que fiquem em falta para o consumidor. Assim, o consumidor não corre o risco de não conseguir comprar a mercadoria ou, pior, conseguir comprar um item que está indisponível no estoque.

Essa situação pode gerar um sentimento de frustração e, se não for resolvida adequadamente, pode fazer com que o consumidor corra para o concorrente e ainda manche a reputação da sua empresa nas avaliações online.

O vendedor também consegue evitar comprar ou produzir quantidades exageradas, fazendo com que as mercadorias fiquem muito tempo paradas no estoque. O problema disso é que podem acabar sendo danificadas, até pela própria ação do tempo.

Se estamos falando de produtos perecíveis, você consegue saber a validade deles para fazer uma promoção antes que o prazo chegue ao fim, impossibilitando sua venda.

Outro problema de comprar itens em excesso é que a empresa não obterá o retorno no tempo necessário para pagar o que foi gasto, gerando um prejuízo no fluxo.

O seller também pode ter um gasto maior com o armazenamento, caso alugue um espaço para seu estoque, ou perca espaço para armazenar as mercadorias que realmente são mais relevantes para as vendas, fazendo com que tenha que investir na ampliação do depósito. Dessa forma, fica mais fácil economizar esse custo.

Talvez, a maior vantagem de fazer uma gestão de estoque eficiente seja conhecer a Curva ABC, que classifica os produtos de acordo com sua importância para as vendas. 

Assim, você consegue direcionar seus investimentos para manter esses itens sempre disponíveis no estoque e aproveitar todas as oportunidades de vendas.

Como fazer controle de estoque no Excel?

Empresas pequenas, que recebem menos de 200 pedidos por mês, podem controlar seu estoque em uma planilha de Excel, já que a quantidade permite fazer tudo manualmente, sem cometer tantos erros.

Para ter uma planilha mais organizada, você pode separar uma aba para o controle do estoque, para saber o panorama geral, e outra para entradas e saídas, para acompanhar as compras e vendas.

Veja o que deve ter na aba de controle de estoque:

• Código do SKU;
• Categoria do produto;
• Divisão por kit ou unidade;
• Nome do item;
• Modelo e marca;
• Variações de cor e tamanho;
• Quantidade disponível;
• Valor de custo;
• Valor de venda;
• Lucro de cada produto por unidade;
• Total de quantidade de pedidos;
• Total de itens vendidos e valor dos pedidos.

E na aba de entradas e saídas, você deve colocar:

• Data e código da transação;
• Tipo de operação: entrada ou saída;
• Quantidade de itens;
• Custo por unidade;
• Valor da compra ou da venda;
• Valor do total de entradas e saídas;
• Balanço geral.

Você pode conferir a planilha que a Lexos preparou para você controlar as entradas e saídas do estoque. Faça o download grátis aqui. 

E se você quer saber como fazer controle de estoque de alimentos, saiba que o registro é feito de forma similar. Contudo, é necessário acrescentar a data de validade e filtrar essa coluna, para ficar mais fácil de acompanhar o vencimento.

Como fazer um bom controle de estoque?

Caso você tenha uma quantidade maior de pedidos, o recomendado é que você conte com uma plataforma. Afinal, quanto maior é o volume, mais fácil é para cometer deslizes.

Portanto, com um sistema eficiente, como um hub de integração, você consegue evitar erros e obter mais dados sobre a situação do estoque e das vendas. Também consegue otimizar tempo para focar em ações que precisam de mais atenção.

Além de atualizar o estoque com dados reais e relevantes, é necessário que essa ação seja feita em tempo real, para não causar confronto entre o estoque das suas lojas.

Outro diferencial que um hub pode te proporcionar é gerenciar seus estoques com mais recursos. Por exemplo: somar itens de um pedido de diferentes estoques para os anúncios, transferir pedidos entre franquias ou escolher o CNPJ para faturamento.

Além disso, você deve escolher o melhor tipo de estoque para sua empresa, que seja mais condizente com o produto, o público e com o próprio modelo de negócio.

Conheça quais são os tipos de estoque:

Para conhecer um pouco mais sobre os tipos de estoque que você pode adotar no seu negócio, leia este conteúdo sobre os principais tipos de estoque para indústria e varejo. 

Como fazer o controle de estoque: conheça essas dicas

Antes de criar a sua planilha de controle de estoque, você deve realizar o inventário, ou seja, contar as mercadorias, separando por categorias, tipo de item, quantidade e variações de cada uma.

Você deve realizar o inventário de tempos em tempos, para verificar se a quantidade dos itens está correta ou se existe alguma divergência, que deverá ser corrigida.

Depois, você deve criar uma planilha ou atualizá-la. Se você utilizar uma plataforma, deve atualizar as quantidades dos itens. Mas, se for um produto novo, você deve cadastrá-lo no sistema.

E se você quer saber mais sobre como fazer um controle de estoque eficiente, saiba que deve estabelecer margens de perdas e danos, mesmo que a contagem dos itens seja precisa.

Afinal, não é possível prever perdas, mas você pode se preparar para que elas não interfiram no estoque. Então, você sempre deve comprar uma quantidade superior ao necessário, mas que não prejudique seu caixa.

E para manter seu estoque sempre girando, deve considerar realizar promoções para evitar que o estoque fique parado e prejuízos consequentemente.

Outro cuidado muito importante é considerar os produtos que estão no fulfillment, ou seja, as etapas que sucedem a compra, como a separação ou o transporte. Isso permite identificar gargalos e conferir pendências, para garantir a satisfação do cliente.

Qual a melhor plataforma para controlar o estoque?

A melhor plataforma para otimizar a gestão do seu estoque e acompanhar todas as etapas, desde a entrada dos produtos no sistema até o envio do pedido até o consumidor, é o Lexos Hub.

Lexos Hub é uma plataforma que integra lojas físicas e virtuais, para que você consiga otimizar suas vendas. 

Além de gerenciar o estoque em tempo real, também disponibiliza outros recursos, como gestão de anúncios, análises de dados, automação de emissão de NF-e e etiquetas, visualização de produtos no fulfillment e muito mais!

Que tal conhecer melhor todas as funcionalidades?