Estoque de mercadorias: como realizar o controle?

Lexos

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1 de julho de 2024

Para controlar o estoque de mercadorias é necessário que a empresa adote procedimentos e ferramentas adequados para um controle eficiente. Afinal, ele é essencial para a saúde financeira e operacional de qualquer empresa.

Esse controle pode trazer diversos benefícios, como evitar a falta de produtos, reduzir custos de armazenagem, melhorar o fluxo de caixa e identificar oportunidades.

Neste post blog, vamos esclarecer como realizar o controle com eficiência e outras dúvidas, por exemplo, se o estoque de mercadorias é ativo ou passivo e como utilizar uma planilha para otimizar os registros contábeis.

Boa leitura!

Como contabilizar estoque de mercadorias?

A contabilidade deve registrar todas as operações da empresa, que inclui compra de materiais, pagamentos de funcionários, investimentos em modernização e as vendas dos seus produtos.

Dessa forma, é possível entender os resultados financeiros da empresa e elaborar ações ou redefinir estratégias para melhorar a saúde financeira.

E, para que o controle seja mais preciso, a contabilidade classifica todas as operações entre ativos, passivos, receitas e despesas.

Então, qual é a classificação do estoque de mercadorias? É ativo ou passivo, receita ou despesa?

Para a contabilidade, o estoque de mercadoria é um ativo, mais especificamente, um ativo circulante, porque é um bem que pode ser convertido em dinheiro a curto prazo, isto é, dentro do ano fiscal da empresa.

De acordo com a Norma Brasileira de Contabilidade - NBC TG 16 (R2) disciplina estoque para fins contábeis, o estoque ativo representa materiais ou suprimentos que podem ser consumidos ou transformados, portanto, podem ser matérias-primas ou produtos finais, com destino à produção e à venda.

E por que não é considerado uma receita, já que oferece um retorno financeiro para a empresa?

Para a contabilidade, a receita representa os valores recebidos com a venda dos produtos. O estoque, por si só, não gera uma receita. Para isso, é necessário realizar uma operação comercial, para obter a entrada de recursos financeiros.

Como fazer planilha de estoque de mercadoria?

Para que sua planilha seja mais eficiente, você precisa organizá-la por seções e categorias, a fim de facilitar a atualização dos dados e a sua leitura.

Em primeiro lugar, você deve separar as entradas e saídas do estoque, com as informações dos produtos, situação do estoque, dados da transação, custos e valores.

Veja o que deve conter em cada seção:

  • Cadastro de Produtos:
    • Nome do item;
    • Modelo e marca;
    • Código do SKU;
    • Descrição;
    • Unidade de medida (ex: unidade, caixa, pacote, kit);
    • Variações de cor e tamanho;
    • Quantidade disponível;
    • Valor de custo;
    • Valor de venda;
    • Categoria/Grupo;
    • Lucro de cada produto por unidade;
    • Localização no estoque.
  • Entradas (Compras):
    • Data da entrada;
    • Fornecedor;
    • Quantidade comprada;
    • Custo unitário;
    • Custo total da compra;
    • Número da nota fiscal.
  • Saídas (Vendas):
    • Cliente;
    • Data da saída;
    • Código da transação;
    • Quantidade vendida;
    • Total de itens vendidos; 
    • Valor unitário dos pedidos;
    • Valor total das vendas.
  • Saldo de Estoque:
    • Quantidade de itens em estoque;
    • Custo por unidade;
    • Valor total do estoque;
    • Valor do total de entradas e saídas.

Como calcular estoque de mercadorias?

Para o gestor conseguir fazer esse cálculo, é necessário que o estoque seja alimentado corretamente com os dados das entradas e saídas dos produtos.

Dito isso, há vários indicadores que você pode encontrar e acompanhar. Conheça quais são eles e como calculá-los:

Saldo de estoque

O saldo de estoque, ou o estoque final, representa a quantidade total de cada item disponível no estoque. Para calculá-lo, você deve somar as entradas e subtrair as saídas: 

Fórmula: Saldo inicial do estoque + Entradas - Saídas = Saldo de estoque.

Custo Médio Unitário

Este cálculo representa o valor médio de cada unidade em estoque, com base no valor total das compras e na quantidade total dos produtos no armazém:

Fórmula: Valor total das compras / Quantidade total em estoque = Custo médio unitário.

Valor total do estoque

Já este indicador exibe o valor total dos produtos em estoque. Para encontrá-lo, você deve fazer o seguinte cálculo:

Fórmula: Saldo de estoque x Custo médio unitário = Valor total do estoque.

Giro de estoque

O giro de estoque indica quantas vezes o estoque é renovado em um determinado período, ou seja, o número de vezes em que os produtos foram vendidos e repostos no armazém:

Fórmula: Custo das mercadorias vendidas / valor médio do estoque = Giro de estoque.

Cobertura de estoque

Este indicador é bem importante para que as empresas consigam continuar suas vendas, já que indica quanto tempo o estoque consegue durar até que a última unidade seja vendida:

Fórmula: Saldo de estoque / (Custo das vendas / período) = cobertura de estoque.

Como fazer controle de estoque de mercadorias?

Empresas pequenas, que possuem um catálogo reduzido de produtos ou realizam poucas vendas, ainda recorrem ao controle de estoque no Excel. 

Mas é preciso tomar muito cuidado para não cometer erros na planilha, gerando informações falsas ou imprecisas, e atrapalhar o controle de estoque. Afinal, a planilha é um arquivo importante para análise e tomada de decisão.

Então, ao organizar o estoque de mercadorias da sua loja, você precisa tomar alguns cuidados e seguir alguns passos. Veja quais são eles:

  • Registrar todas as entradas e saídas dos produtos no estoque, informando todos os dados das mercadorias e seus valores;
  • Conferir regularmente a quantidade física dos produtos no armazém, isto é, realizar o inventário, para bater as informações com as da planilha;
  • Verificar periodicamente se as fórmulas utilizadas para os cálculos, como custo médio e valor total, estão funcionando corretamente;
  • Restringir o acesso de edição apenas às pessoas autorizadas, para evitar alterações indevidas ou a perda acidental dos dados;
  • Realizar backups com frequência da planilha de estoque e garantir um local seguro para que os dados não se percam;
  • Conduzir auditorias para verificar os acessos e as alterações realizadas na planilha de estoque de mercadorias, para identificar irregularidades;
  • Gerar relatórios periódicos para acompanhar e analisar a situação do estoque e fornecer informações para a tomada de decisões de compras, precificação, promoções, entre outros pontos.

Além disso, você precisa definir qual é o melhor método de controle de estoque de mercadorias, levando em consideração as características do seu negócio.

Principais métodos de controle de estoque PEPS (FIFO): prioriza a venda dos produtos mais antigos. Reflete o custo real de aquisição, porém não considera a variação de preços. UEPS (LIFO): prioriza a venda dos produtos mais novos. Gera menos impostos, mas não é preciso quanto aos custos reais. PVPS (FEFO): vende primeiro os produtos com menor prazo de validade ou mais perto de expirar, evitando perdas por vencimento. Curva ABC: classifica os produtos de acordo com sua representatividade nas vendas e permite focar recursos nos itens mais importantes. Custo Médio: calcula um valor médio para os produtos, suavizando a variação de preços e facilitando o controle financeiro. JIT: a produção ou a entrega acontecem sob demanda, visando minimizar o espaço do estoque. Preço Específico: atribui o exato custo de aquisição a cada unidade em estoque, proporcionando maior precisão no cálculo de custos e margens. Estoque de Proteção: mantém um nível adicional de itens para proteger contra imprevistos e variações de mercado.
Lexos-Principais métodos de controle de estoque-Mini-infográfico-Autores GS2 Marketing-Divulgação

Como organizar o estoque de mercadorias com um hub de integração?

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Como o Lexos Hub auxilia o controle de estoque? Integração com as principais plataformas: O Lexos Hub integra loja física, e-commerce e marketplaces, permitindo um estoque único atualizado em tempo real. Exportação automática de estoque para novas contas em plataformas de vendas, evitando erros e otimizando tempo. Integração de loja física e online: Possibilidade de integrar lojas físicas e digitais para controle centralizado e eficiente, facilitando a transição para vendas online. Gestão Multi-CNPJ: Cadastro de produtos em um banco de dados único para múltiplas lojas, controle de estoques separados ou conjuntos, transferências entre lojas e escolha de CNPJ para faturamento. Gestão de estoque e devolução: Sistema inteligente que atualiza estoque automaticamente, inclusive devoluções, emitindo NF-e na entrada e saída de pedidos, e identificando pendências. Gestão de anúncios: Controle de estoque preciso para evitar anúncios de produtos indisponíveis, com atualização automática pós-venda em todas as plataformas integradas. Dashboard com análises: Oferece análises detalhadas de vendas, custos, Curva ABC de produtos, devoluções, pedidos realizados, produtos mais vendidos e lucro por item para otimização do estoque e investimentos.

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