Estoque de mercadorias: como realizar o controle?
1 de julho de 2024
Para controlar o estoque de mercadorias é necessário que a empresa adote procedimentos e ferramentas adequados para um controle eficiente. Afinal, ele é essencial para a saúde financeira e operacional de qualquer empresa.
Esse controle pode trazer diversos benefícios, como evitar a falta de produtos, reduzir custos de armazenagem, melhorar o fluxo de caixa e identificar oportunidades.
Neste post blog, vamos esclarecer como realizar o controle com eficiência e outras dúvidas, por exemplo, se o estoque de mercadorias é ativo ou passivo e como utilizar uma planilha para otimizar os registros contábeis.
Boa leitura!
Índice
Como contabilizar estoque de mercadorias?
A contabilidade deve registrar todas as operações da empresa, que inclui compra de materiais, pagamentos de funcionários, investimentos em modernização e as vendas dos seus produtos.
Dessa forma, é possível entender os resultados financeiros da empresa e elaborar ações ou redefinir estratégias para melhorar a saúde financeira.
E, para que o controle seja mais preciso, a contabilidade classifica todas as operações entre ativos, passivos, receitas e despesas.
Então, qual é a classificação do estoque de mercadorias? É ativo ou passivo, receita ou despesa?
De acordo com a Norma Brasileira de Contabilidade - NBC TG 16 (R2) disciplina estoque para fins contábeis, o estoque ativo representa materiais ou suprimentos que podem ser consumidos ou transformados, portanto, podem ser matérias-primas ou produtos finais, com destino à produção e à venda.
E por que não é considerado uma receita, já que oferece um retorno financeiro para a empresa?
Para a contabilidade, a receita representa os valores recebidos com a venda dos produtos. O estoque, por si só, não gera uma receita. Para isso, é necessário realizar uma operação comercial, para obter a entrada de recursos financeiros.
Como fazer planilha de estoque de mercadoria?
Para que sua planilha seja mais eficiente, você precisa organizá-la por seções e categorias, a fim de facilitar a atualização dos dados e a sua leitura.
Em primeiro lugar, você deve separar as entradas e saídas do estoque, com as informações dos produtos, situação do estoque, dados da transação, custos e valores.
Veja o que deve conter em cada seção:
- Cadastro de Produtos:
- Nome do item;
- Modelo e marca;
- Código do SKU;
- Descrição;
- Unidade de medida (ex: unidade, caixa, pacote, kit);
- Variações de cor e tamanho;
- Quantidade disponível;
- Valor de custo;
- Valor de venda;
- Categoria/Grupo;
- Lucro de cada produto por unidade;
- Localização no estoque.
- Entradas (Compras):
- Data da entrada;
- Fornecedor;
- Quantidade comprada;
- Custo unitário;
- Custo total da compra;
- Número da nota fiscal.
- Saídas (Vendas):
- Cliente;
- Data da saída;
- Código da transação;
- Quantidade vendida;
- Total de itens vendidos;
- Valor unitário dos pedidos;
- Valor total das vendas.
- Saldo de Estoque:
- Quantidade de itens em estoque;
- Custo por unidade;
- Valor total do estoque;
- Valor do total de entradas e saídas.
Como calcular estoque de mercadorias?
Para o gestor conseguir fazer esse cálculo, é necessário que o estoque seja alimentado corretamente com os dados das entradas e saídas dos produtos.
Dito isso, há vários indicadores que você pode encontrar e acompanhar. Conheça quais são eles e como calculá-los:
Saldo de estoque
O saldo de estoque, ou o estoque final, representa a quantidade total de cada item disponível no estoque. Para calculá-lo, você deve somar as entradas e subtrair as saídas:
Custo Médio Unitário
Este cálculo representa o valor médio de cada unidade em estoque, com base no valor total das compras e na quantidade total dos produtos no armazém:
Valor total do estoque
Já este indicador exibe o valor total dos produtos em estoque. Para encontrá-lo, você deve fazer o seguinte cálculo:
Giro de estoque
O giro de estoque indica quantas vezes o estoque é renovado em um determinado período, ou seja, o número de vezes em que os produtos foram vendidos e repostos no armazém:
Cobertura de estoque
Este indicador é bem importante para que as empresas consigam continuar suas vendas, já que indica quanto tempo o estoque consegue durar até que a última unidade seja vendida:
Como fazer controle de estoque de mercadorias?
Empresas pequenas, que possuem um catálogo reduzido de produtos ou realizam poucas vendas, ainda recorrem ao controle de estoque no Excel.
Mas é preciso tomar muito cuidado para não cometer erros na planilha, gerando informações falsas ou imprecisas, e atrapalhar o controle de estoque. Afinal, a planilha é um arquivo importante para análise e tomada de decisão.
Então, ao organizar o estoque de mercadorias da sua loja, você precisa tomar alguns cuidados e seguir alguns passos. Veja quais são eles:
- Registrar todas as entradas e saídas dos produtos no estoque, informando todos os dados das mercadorias e seus valores;
- Conferir regularmente a quantidade física dos produtos no armazém, isto é, realizar o inventário, para bater as informações com as da planilha;
- Verificar periodicamente se as fórmulas utilizadas para os cálculos, como custo médio e valor total, estão funcionando corretamente;
- Restringir o acesso de edição apenas às pessoas autorizadas, para evitar alterações indevidas ou a perda acidental dos dados;
- Realizar backups com frequência da planilha de estoque e garantir um local seguro para que os dados não se percam;
- Conduzir auditorias para verificar os acessos e as alterações realizadas na planilha de estoque de mercadorias, para identificar irregularidades;
- Gerar relatórios periódicos para acompanhar e analisar a situação do estoque e fornecer informações para a tomada de decisões de compras, precificação, promoções, entre outros pontos.
Além disso, você precisa definir qual é o melhor método de controle de estoque de mercadorias, levando em consideração as características do seu negócio.
Como organizar o estoque de mercadorias com um hub de integração?
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