Qualquer negócio, independentemente do porte ou segmento, precisa manter um inventário de estoque. É através dele que será possível fazer uma boa gestão de mercadorias, minimizando as chances de haver a falta ou o excesso de produtos no seu negócio.

Essa organização é importante, já que ela evita a perca de dinheiro com produtos parados, ou a falta de mercadorias para os clientes, o que poderia causar uma tremenda insatisfação no seu público-alvo. Esse tipo de registro também serve de fonte de informação para o empreendedor.

Analisando a planilha de inventário, é possível identificar quais produtos saem mais em determinadas épocas do ano, geralmente para empresas que trabalham com produtos sazonais, ou aqueles que estão muito tempo parados e precisam de alguma ação estratégica para aumentar sua saída, como por exemplo alguma promoção ou simplesmente remanejo deste produto no interior do seu estabelecimento, dando maior visibilidade a ele.

Se você quer aprender como fazer um inventário de estoque, e usá-lo para melhorar a gestão do seu negócio, não deixe de ler esse artigo até o final! Nele você vai descobrir:

• O que é inventário de estoque;
• Tipos de inventários;
• Como fazer inventário de estoque passo a passo;
• Usando o inventário de estoque para melhorar o seu negócio

Confira!

O que é inventário de estoque?

Antes de mais nada, vamos deixar claro o que é inventário. Basicamente, inventário é o processo de identificação, classificação, contagem e organização de produtos armazenados no seu negócio.

Ele tem como principal objetivo servir como parâmetro para verificar se essas informações batem com os registros de entrada e saída do seu empreendimento. Além de organizar as mercadorias, ele também permite que fraudes sejam identificadas.

Outro diferencial de fazer o inventário de estoque é que ele dará informações sobre o andamento do seu negócio. Assim, é possível tomar decisões mais assertivas sobre a compra de mercadorias ou até mesmo promoções, com base na contagem de estoque.

Tipos de inventário

Antes de aprender a como fazer um inventario, também é importante conhecer os tipos de inventário que existem hoje em dia. Apesar de parecidos, eles têm dinâmicas diferentes, e objetivos distintos. Veja abaixo os principais tipos de inventário:

·         Inventário periódico

O inventário periódico é realizado sempre ao final de um período pré-determinado pela empresa. Ele visa não só atualizar as informações do sistema, como também elaborar relatórios financeiros e verificar possíveis falhas humanas que tenham gerado sobra de estoque ou até mesmo a falta.

·         Inventário rotativo

Já no caso do inventário rotativo, essa contagem é realizada com uma frequência pré-determinada, que pode ser diária, semanal, quinzenal, mensal ou em outras frequências. O objetivo desse tipo de inventário é fornecer e atualizar informações da empresa em períodos cíclicos, de modo que demonstre o que a empresa precisa fazer para atender as demandas.

Independentemente do tipo escolhido, é muito importante que você conte com ferramentas de registro, pois, apenas dessa forma será possível catalogar tudo e ter informações sempre a mão referente ao seu estoque. Muitos empreendedores ainda optam pelo registro manual em cadernos e planilhas manuais, o que é um erro.

Além de ser um recurso obsoleto, esse tipo de mecânica está mais suscetível a erros humanos. Sem contar que os dados acabam ficando inacessíveis para vários colaboradores.

O ideal é que você conte com um programa de controle de estoque para fazer seu inventário de estoque de uma maneira segura e estruturada. Dessa forma, será possível automatizar todo o processo, otimizando essa operação e fazendo com que economize tempo para investir em outros pontos do seu empreendimento. Além disso, com o suporte de um programa desse gênero, é possível ter acesso as informações mais rapidamente e, dependendo da ferramenta, até mesmo sincronizar o programa com outros processos dentro do seu negócio.

Como fazer inventário de estoque Passo a passo

Fazer um levantamento das mercadorias do seu negócio não é uma tarefa fácil, mas também não é nenhum bicho de sete cabeças. Tudo é uma questão de padronização ações e adaptar a execução, para que essa tarefa flua dentro do empreendimento.

Além disso, é importante que todos os colaboradores tenham em mente essa necessidade, pois, eles irão auxiliar no processo. Isso evita, por exemplo, que alguma transação seja feita enquanto a contagem de estoque seja feita.

Pare lhe ajudar, elaboramos um passo a passo simplificado sobre como fazer o inventário de estoque. Confira:

· Escolha o tipo de inventário

A primeira coisa que você precisa fazer para colocar em prática o inventário de estoque é escolher o tipo que será executado na sua empresa. Para isso, é necessário levar em conta a logística e até mesmo rotatividade do empreendimento.

Por exemplo, se o seu negócio tem entrada e saída de mercadorias rápidas e em grande volume, o ideal é que essa tarefa seja realizada frequentemente. Até mesmo para não correr o risco de se perder e cometer erro.

· Crie um cronograma para quando você for realizar essa tarefa

O inventário de estoque não pode ser realizado de surpresa. Afinal, no dia em que esse processo for realizado, será necessário parar as transações, para que elas não interferiam e até atrapalhem a execução do inventário.

O ideal é que você crie um cronograma, para pré-estabelecer os dias e horários de cada contagem. É recomendado que você escolha um dia em que o seu negócio esteja fechado. Dessa maneira, não irá ter prejuízos parando as transações.

· Prepare o espaço e os produtos

Fazer o inventário de estoque não envolve apenas o registro e classificação de produtos, mas, a organização deles. Logo, se você não tem um local de armazenamento bem definido e estruturado, está na hora de providenciar um espaço adequado.

Também é necessário ter em mente que o posicionamento dos produtos também precisa ser planejado. Provavelmente você deverá organizar tudo no princípio PEPS Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair.

Ou seja, os produtos com mais rotatividade, ou que tenham prazo de validade, precisam ser posicionados perto da saída do estoque. Além disso, é importante manter a ordem, até mesmo para a manutenção do inventário e também para evitar retrabalho.

· Especifique tudo com detalhes

De nada adianta fazer um inventário de estoque se, na hora de procurar por produtos ou fazer a contagem, seja difícil localizar os itens pois não há detalhes para ele. Para que esse processo dê realmente certo, a catalogação de tudo precisa ser detalhada.

Quanto mais informações você inserir na descrição de cada item, mais fácil será localizá-lo. Logo, inclua o máximo de detalhes que puder, desde as medidas, até a cor, estampa, modelo ou qualquer outro dado que seja útil.

· Faça contagens e recontagens quantas vezes forem necessárias

O inventário de estoque se baseia em contagem e recontagem. Afinal, é através delas que você poderá verificar as mercadorias do seu empreendimento.

Crie listas de todos os produtos, identificando-os por peso, tamanho, cor, etc. Em seguida, confira se todos estão com os códigos de barras corretos. E depois comece a contar e registrar tudo.

O mais indicado é que você conte com uma equipe especifica, ou até mais de uma equipe para dar conta dessa etapa.

· Conferência e cruzamento de dados

Após todo o processo de contagem e catalogação está na hora de conferir tudo e fazer a organização de dados. Existem várias formar de agrupar os itens registrados, mas, o ideal é utilizar a curva ABC, até mesmo para facilitar a tomada de decisões do seu negócio.

O método é simples. Você irá dividir os produtos em três grupos A, B e C. O grupo A será dos produtos de alto valor de demanda, e que representam cerca de 80% do volume de vendas.

O B é daqueles que têm uma demanda média  e representam 15% das vendas. Já o C são os itens de baixo valor de demanda e que são responsáveis apenas por 5% de vendas.

Uma vez que você faça essa separação, será mais fácil organizar o seu estoque.

· Mantenha tudo atualizado

De nada adianta fazer o inventário de estoque para ficar parado. É necessário realizar contagens de forma periódica, e, claro, atualizar o sistema.

Apenas assim será possível realizar uma gestão de mercadorias realmente eficaz dentro do seu negócio.

Usando o inventário de estoque para melhorar o seu negócio

O inventário de estoque não é apenas uma forma de você organizar o espaço de armazenamento e classificar todas as mercadorias. Ele é uma poderosa ferramenta para melhorar o seu negócio.

Isso porque, é possível utilizar os dados obtidos com esse levantamento, para tomar decisões mais assertivas.

A curva ABC por exemplo, pode lhe ajudar a entender quais itens têm gerado mais lucros para o seu empreendimento. Através dela é possível entender quais mercadorias tem mais demanda, mas que, ao mesmo tempo, apresenta uma margem de lucro maior.

Outra maneira de usar essa ferramenta no dia a dia do seu empreendimento, é para entender quais produtos estão há muito tempo parados. Mercadorias paradas são sinônimo de dinheiro parado.

Sabendo exatamente quais itens estão há muito tempo no estoque, você poderá criar ações de marketing para incentivar que eles vendam, e, assim deem espaços para novos itens.

E claro que não poderíamos deixar de ressaltar que esse tipo de levantamento também é útil para a sua empresa se preparar para períodos de venda específicos.

Por conta de todos esses motivos, você deve manter um inventário de estoque organizado atualizado na sua empresa. E não se esqueça de investir em um software apropriado para essa função. Você verá que ele irá facilitar essa tarefa e otimizará o dia a dia do seu negócio.

Quer mais dicas de como melhorar o seu empreendimento? Então aproveite para conferir também o post:

- Como melhorar a gestão do seu estoque

- Vantagens de ter um sistema de gestão em sua empresa